Ved å benytte løsninger som ikke er skreddersydd for overføring av data, ender man gjerne med å måtte gjøre mye manuelt. Dette er tidkrevende og kjedelig. I tillegg venter det gjerne andre på å motta disse dataene og det er derfor viktig at alt går sømløst slik at dataene blir tilgjengelig umiddelbart etter at de skapt.

Prosjektledere og ansatte med ansvar for dokumentasjon må ofte reise mye frem og tilbake til prosjektområder for å veilede og rette opp i feil. Dette kunne vært unngått ved at kvalitetsikring kan bli gjennomført av ansatte på prosjektstedet ved hjelp av fjernassistanse. I tillegg krever befaring og møtevirksomhet ofte at flere personer må ut i feltet. Dette er også lite effektivt, da kan flere delta digitalt på slike møter.